Tener la sensación de ir siempre con prisa o la sensación de dispersión y de agobio, empezar muchas cosas y no acabarlas, o no saber por dónde empezar, todas son señales de la necesidad de la gestión del tiempo y de organización.
Hay muchos métodos y recursos relacionados a este tema. Pero aquí resumiremos algunos puntos esenciales para optimizar la gestión del tiempo para que puedas organizarte mejor. Nada complicado, porque todo tiene que ver con aprender e incorporar buenos hábitos y eliminar aquellos que hacen que no seas eficiente.
Aprender a organizarse es una habilidad que se puede adquirir y perfeccionar. No valen excusas como yo siempre he sido así o es imposible porque tengo mil cosas que hacer. Si tomas en cuenta estos hábitos y las modificaciones que puedes implementar, te aseguramos que será posible.
Autoanálisis del empleo de tu tiempo
Revisa tu día a día, las actividades que realizas y las cosas que consumen tu tiempo, toma nota de ello y ten este análisis a mano para hacer tu plan.
Olvídate de ser multitask
Nuestro cerebro no tiene capacidad para procesar en paralelo, sino que va saltando su atención de una actividad a otra. Cuando vas saltando de una cosa a otra en poco tiempo, no consigues profundizar ni enfocarte en ninguna.
Elimina las interrupciones
Procura trabajar de forma continuada y en una sola cosa a la vez. Las interrupciones rompen la concentración y volver a conectar es un proceso tardado. Esto nos hace más lentos, cometemos más errores, y además nos genera ansiedad.
Aunque a veces es imposible no tener interrupciones, si encuentras un método para hacerlo, la recompensa será muy grata. Dos ideas eficientes son:
– Ten momentos concretos para responder correos o mensajes (personales y de trabajo), y no respondas cada vez que recibes uno.
– Comunica tu necesidad de concentración y que necesitas no ser interrumpido, para que los demás lo tengan en cuenta.
No empieces varias cosas a la vez
Lo mejor es terminar cada tarea y luego empezar una tarea nueva. Si estás cocinando no dejes lo que estás haciendo “un momento” para irte a regar las plantas porque las ves marchitas, y además responder un mensaje.. Haz siempre una cosa a la vez. Si no te da tiempo de empezar y acabar algo, define mejor el tiempo o hasta dónde lo harás.
¿Te cuesta mantenerte concentrado? Puedes recurrir a técnicas como Pomodoro o practicar ejercicios de atención plena o mindfuldness para entrenarte a concentrar tu atención.
Organiza tu entorno
Procura que tanto tu casa como tu espacio de trabajo estén limpios y ordenados, el orden de tu entorno físico ayuda a tu orden mental.
¿Urgente o importante?
Distinguir una tarea urgente de una importante es una de las acciones claves para que todo fluya. No es una tarea fácil, pero si la practicas en poco tiempo verás los resultados.
Cómo distinguirlas
Urgente: estas tareas requieren atención inmediata. Suelen ser tareas que traen consecuencias inmediatas de no hacerlas, y suelen satisfacer objetivos de terceras personas.
Importante: son aquellas que te permiten alcanzar tus objetivos a largo plazo.
La diferencia entre ambas es sutil, pero es fácil de identificar. El secreto es:
Identificar los objetivos más importantes, aquellos que te hagan crecer personal y profesionalmente; y diferenciarlos de los objetivos que nos dan satisfacción solo a corto plazo.
Vencer la idea que te hace pensar que todas las cosas urgentes son importantes.
Desglosa las tareas grandes en pequeños pasos
No intentes hacer tareas que te consuman mucho tiempo de una sola vez. Es mejor dividirlas en pequeños pasos que puedes ir cumpliendo poco a poco. Esto te evitará mucho estrés y bloqueo mental.
Algunos tips fáciles para ahorrar tiempo en el día día
Evita todos los desplazamientos que puedas: haz compras en línea con servicio a domicilio.
Planifica tu menú semanal (link) y compra cada semana lo que necesitas: el no tener que preocuparte sobre qué comerás cada día ahorra mucho tiempo y energía mental.
Planificar tus outfits. Como en el caso anterior también te ahorra tiempo.
Delega y reparte las tareas entre tu equipo de trabajo o la familia. A veces cuesta delegar tareas en otros, tanto en lo laboral como en lo personal, pero es algo que vale la pena intentar.
Organizarte es una tarea en la que vale mucho la pena invertir tiempo. Verás que una vez diseñado tu plan todo te resultará más fácil y cada vez podrás hacer ajustes que te aportarán más y harán tu rutina más fluída.
